11/18/2008

Un concepto poco utilizado en las películas de terror: las reuniones

En mi carrera profesional, excepto en algunas y contadas ocasiones, no he tenido que llevar equipos de personas (no me refiero a la gestión de proyectos en sí, sino a la gestión de equipos, como en un departamento). Pero llevo unos meses en esas lides, y este artículo de Eric Musselman comentando el libro "Death by Meeting", de Patrick Lencioni, me ha venido muy al caso. El tema de las reuniones, según el autor, es uno de los problemas más acuciantes de la empresa. Y diferencia entre cuatro tipos básicos de reuniones:
  • Reunión de comprobación diaria
  • Reunión táctica semanal
  • Reunión mensual estratégica o temática
  • Revisión trimestral
Otros autores hablan de otros tipos, pero si echáis un vistazo a los enlaces, veréis que todos se basan en las mismas ideas básicas (-1-, -2-, -3-).

Cada reunión tiene atributos que definen su cariz: quién asiste, qué departamentos, tensiones previas (histórico), líder oficial vs. líder carismático de la reunión ... Es importante conocer a priori cada uno de estos atributos (o los que podamos) para no llevarnos un susto. En el blog que mencionaba antes, se comenta cómo la asistencia a una reunión siempre habría de dar miedo; miedo, porque se van a tomar decisiones difíciles (porque si no, para qué tener la reunión). Pero el miedo es controlado si se conocen las premisas: ¿cuál es mi papel? ¿qué se espera de mí? ¿qué quiero sacar yo de la reunión? ¿Hay un objetivo común, o varios?

A ciertos niveles, el número de reuniones (ya sean presenciales, audio/video conferencia, por chat, ...) llegan a ser excesivas. Se pueden utilizar algunas técnicas ampliamente conocidas, como intentar juntarlas en un único día para dejar el resto de la semana para el resto de actividades (lo que mucha gente denominaría "trabajar" :) ), tener una agenda y un tiempo máximo prefijado y llevarlo a la práctica (al estilo de los secretarios de las organizaciones formales), intentar no juntar demasiados niveles organizativos o técnicos para no causar confusión (i.e. retrasos), ... pero lo ideal sería poder contar con mecanismos de comunicación más efectivos, que permitiesen minimizar/eliminar las reuniones más tácticas, y poder centrarse en aquellas más estratégicas para las que, además, tendríamos más tiempo de preparación. Una de las reglas de oro a seguir es que, cada vez que una reunión de urgencia se produce, hay que evaluar el porqué, y estudiar cómo se puede evitar en el futuro (p.e. mediante la adición/modificación de procesos y procedimientos, mejora de la base interna/externa de conocimiento, etc.). Pero, ¿cómo optimizar esas reuniones estratégicas en las que se han de tomar decisiones complicadas, donde no existe la mejor solución, y donde existen muchos intereses enfrentados?

2 comentarios:

Joselu dijo...

Me gusta la idea: proponerse evitar las reuniones en lugar de promoverlas.

En algunos casos - reales para mi - cómo se desarrollan las reuniones da una idea de la incompetencia del jefe o coordinador.
Algunos indicadores de torpeza e incapacidad que me he encontrado son:
- No se las prepara (creo que es fundamental llevar un guión).
- Llega tarde a menudo (esto juro que lo he vivido; 15 personas esperando al mismo jefe varias veces)
- Duran más de 40 minutos (en 3 horas creo que estoy en otro lado un 75% del tiempo o más)
- Se planifican a última hora.
- No se llega a conclusiones.
- No se envía un resumen sucinto.

Justo dijo...

Hola!
Con lo que comentas, creo que se resolvería el 50% del problema: las reuniones serían, en su mayoría efectivas. Pero cuando, aún así, existen demasiadas reuniones, existe una latencia inherente en las reuniones que limita la productividad y el aprovechamiento adecuado del tiempo (aunque sea para irte antes a casa!). En la actualidad, mis lunes consisten en, básicamente, una reunión detrás de otra. Y además, eso va a crecer. ¿Cómo evitarlo de una manera efectiva? En mi caso la utilización de mecanismos colaborativos básicos como la wiki, el correo electrónico o los chats grupales (como tú ya comentaste en tu blog) son útiles, pero no suficientes.